Selasa, 10 Maret 2009

Penomoran dalam Surat

PENDAHULUAN
‘Sesungguhnya Allah mencintai orang-orang yang berjuang di jalan-Nya dalam barisan yang tersusun rapi, seakan-akan mereka merupakan bangunan yang tersusun kokoh.”(QS. Ash-Shaff : 4)

Pengertian Kesekretariatan
Kesekretariatan berasal dari kata sekretariat. Sekretariat artinya bagian dari organisasi yang menangani pekerjaan dan urusan-urusan yang menjadi tugas sekretaris, kepaniteraan (tulis-menulis dan surat-menyurat). Kesekretariatan merupakan bagian pekerjaan yang banyak berhubungan dengan surat-menyurat, pengagendaan, pengetikan, dan kearsipan. Dalam kenyataannya, bidang kerja kesekretariatan sangat banyak, baik yang bersifat rutin dikerjakan setiap hari maupun pekerjaan yang bersifat insidental.
Tugas Pokok Kesekretariatan

Apapun nama dan bentuknya, kesekretariatan merupakan elemen yang harus ada untuk membangun dan menjaga kesinambungan suatu organisasi. Tanggung jawab umum (tugas pokok) kesekretariatan adalah:Pengelolaan sistem administrasi organisasi termasuk di antaranya adalah pengelolaan surat masuk dan pembuatan surat keluar baik internal maupun eksternal organisasi.Pengelolaan sistem pengarsipan data dan informasi, baik intern maupun ekstern organisasi. Data dan informasi merupakan aset penting yang harus disimpan untuk kebutuhan di kemudian hari.Pengelolaan fisik sekretariat. Sekretariat merupakan tempat kerja dan bersilaturahmi para pengurus. Semakin nyaman tempatnya, akan semakin betah pula pengurus untuk bekerja dan berkumpul di dalamnya. Sehingga soliditas pengurus dan kinerja organisasi bisa lebih meningkat demi kepentingan dakwah.

Nomor Surat
Surat yang dikeluarkan Departemen:Nomor : 000/Jenis Surat/Nama Departemen/ BEM-FE/Bulan(Romawi)/2007Contoh:Nomor: 010/U/IO/BEM-FE/I/2007
Surat yang dikeluarkan kepanitiaan pada Departemen:Nomor : 000/Jenis Surat/Nama Departemen/Nama Kegiatan/ BEM-FE/Bulan(Romawi)/2007Contoh:Nomor: 010/PH/HM/BAKSOS/ BEM-FE/VII/2007
Surat yang dikeluarkan Kepanitiaan Bersama (Non Departemen)Nomor : 000/Jenis Surat/Nama Kegiatan/KD-e/ BEM-FE/Bulan(Romawi)/2007Contoh:Nomor: 010/U/MILAD IX/KD-e/BEM-FE/III/2007Catatan:à Bila tidak ada lampiran, kata Lampiran tidak usah dituliskan
Pihak pengeluar surat di BEM-FE Daerah ditulis dengan kode:
NO PIHAK PENGELUAR SURAT KODE01 Gubernur GM02 Sekretaris Umum SU03 Bendahara Umum BU04 Biro Kesekretariatan dan Rumah Tangga KRT05 Biro Wirausaha WR06 Departemen Internal Organisasi DK07 Departemen Kajian Ekonomi HM08 Departemen Humas Dan Media MB09 Departemen Minat dan Bakat DHMBerikut ini kode-kode surat yang dibakukan:
NO JENIS SURAT KODE SURAT1 Permohonan (peminjaman, tempat, ruangan, barang, dll) PH2 Undangan (Rapat, audiensi, hearing, dll) U3 Pemberitahuan (kunjungan, dll) B4 Pengumuman P5 Mandat M6 Rekomendasi REK7 Keterangan RET8 Penugasan T9 Ucapan UP10 Memo MO11 Nota NT12 Pernyataan PN13 Kerjasama KS14 Balasan SB15 Surat Keputusan SK SK16 Internal A17 Eksternal B
4. PerihalPerihal : Permohonan peminjaman tempatHal : Pemberitahuan kegiatan
5. LampiranLampiran: Lima berkasLamp. : Satu lembar
6. Alamat
Contoh alamat (dalam) yang benar:Ykh. Ir. LatifJalan Pulo Asem Utara 7 No. 12Jakarta Timur 13210
Atau
Yang kami hormatiBapak BudimanJalan Teuku Umar No. 24Jakarta Pusat
Atau
Ykh. Pimpinan Bank Dagang NegaraJalan H.M. ThamrinJakarta Pusat
7. Salam PembukaAssalamu’alaikum warahmatullahi wabarakaatuh,Salam Pramuka,
8. Isi Surat- . Pembuka Surat
Dalam rangka perapihan administrasi kesekretariatan BEM FE UNSRI, kami akan menerbitkan buku panduan kesekretariatan …Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 5 Januari 2001 No. 007/SB/Kes-i/BEM-FE/I/2001 tentang persyaratan menjadi anggota BEM-FE, dengan ini kami beritahukan bahwa …
-. Isi SuratTerserah Anda dong
-. Penutup
1. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.2. Atas perhatian dan kerjasama Saudara selama ini, kami ucapkan terima kasih.3. Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara.Salam PenutupSalam takzim,Salam kami,Hormat kami,Wasalam,Tanda Tangan dan Nama Jelas JabatanContoh:
Yuli Widy Astono,SPKetua Umum
Fedriyansyah, PSSekertaris Jenderal
Tembusan
Tembusan:Ketua UmumSekretaris jendralKepala Biro KesekretariatanSdr. Suryani, S.Si

ATURAN PENANDATANGAN
Surat yang dikeluarkan oleh BEM-FEDikeluarkan oleh Ketua Daerahstempel (BEM memiliki stempelSendiri)
Gubernur Mahasiswa Sekretaris Umum
Dikeluarkan oleh Departemenstempel
Gubernur Mahasiswa Ka. Departemen
atau:
Ka. Departemen Sekretaris Departemen
Mengetahui,stempel
Gubernur Mahasiswa
Catatan:stempel harus terkena Tanda tangan
Dikeluarkan mengatas namakanstempel di kanan TTD Ketum
REKAPITULASI SURAT KELUAR
No Tgl Surat Nomor Surat Perihal/Berita Tujuan Ket
AGENDA SURAT MASUK
No Tgl Masuk Tgl Surat Nomor Surat Dari Siapa Perihal/Berita Ditujukan Kepada Ket
Gunakan kop surat yang baku dan terbaru (Alamat, Telp, dan E-mail)Surat yang dikeluarkan oleh masing-masing dept/biro memiliki nomor masing-masing, tidak bersifat central. Jadi semua dept/biro memulai penomoran surat dari No. 001
Formulir Penerimaan Telepon
Formulir Penerimaan Tamu
PERHATIAN
Bentuk buku inventaris perlengkapan BEM-FE
No No. Inv. Nama Barang Jmlh Spesifikasi Keterangan1. 01.02/DK/ 93 Telepon
1
Metode Arsipasi
No Bentuk laporan (periode……….)1. Pernyataan Sikap2. Surat keluar3. Surat masuk4 Notulensi
Bentuk kartu pinjam
KARTU PINJAM ARSIPBiro Kesekretariatan BEM FENama peminjam Tanggal pinjam Tanggal Kembali Perihal Tanda Tangan Peminjam Tanda tangan pengembaliaan
PROPOSAL DAN LAPORAN KEGIATAN
Proposal adalah usulan. Suatu kegiatan beranjak dari suatu pemikiran (gagasan) yang dituangkan dalam suatu perencanaan kegiatan. Untuk merealisasikan gagasan tersebut perlu dibuat rancangan kegiatan atau lazimnya disebut Proposal KegiatanBanyak jenis proposal kegiatan, tergantung pada jenis kegiatan yang akan dilakukan. Dalam penjelasan bagian-bagain proposal berikut merupakan gabungan dari berbagai jenis proposal kegiatan, tinggal memilih mana yang lebih relewan dengan kegiatan.Dalam penyusunan proposal kegiatan, ada hal-hal yang perlu dibuat, antara lain:PendahuluanBerisi latar belakang kegiatan, gambaran umum dan arti penting diadakannya kegiatan tersebut.Dasar PemikiranDengan mengutip peraturan-peraturan, undang-undang, dsb. Jika itu kegiatan keislaman, maka yang dikutip adalah ayat-ayuat Al-Qur’an dan hadits-hadits yang relevan dengan jenis kegiatan.Landasan OperasionalBerupa surat tugas panitia, surat keputusan, program kerja, surat keputusan menteri, Uud, dll.Tujuan atau maksud KegiatanBerisi beberapa tujuan (hasil) yang ingin dicapai melalui kegiatan yang diadakan.Manfaat kegiatanMembuat target manfaat yang diharapkan setelah diadakannya kegiatan tersebut.Nama/tema dan Bentuk Kegiatan/Jenis UsahaBerisi nama kegiatan atau temanya disertai penjelasan singkat bentuk kegiatan tersebut, misalnya: ceramah, diskusi, games, nasyid, pemutaran film, muhasabah, dll.Waktu dan Tempat KegiatanMengenai rencana waktu dan tempat, berupa hari dan tanggal, waktu pelaksanaan, dan tempat pelaksanaan.Peserta (Anggota/Sasaran)Menentukan peserta (sasaran) kegiatan, disesuaikan dengan tema dan jenis kegiatan.Panitia (Pengurus)Menyebutkan siapa yang menjadi panitia penyelenggara kegiatan atau pengurus kegiatan. Biasanya oleh suatu lembaga/badan/organisasi/yayasan, dll.Penceramah/Pembicara/InstrukturMenyebutkan satu atau beberapa alternatif penceramah/pembicara/instruktur yang akan mengisi kegiatan tersebut.Materi atau Topik-topik PembahasanMenentukan materi atau topik yang menjadi bahan pembicaraan atau pembahasan untuk masing-masing pembicara bila pembicara lebih dari satu orang.Sumber dana (Pemodalan)Bebrapa alternatif renacna sumber dana, antara lain biasanya berasal dari saldo kas, donatur, dana pemerintah atau swasta, dan infak serta sponsor yang tidak mengikat dan halal.PemasaranMembuat rencana pemasaran, baik menyangkut sistem, jangka waktu, sarana dan segmentasi pasar (pengelompokan),Pembagian KeuntunganMenentukan sistem pembagian keuntungan (bagi hasil dari saldo kegiatan yang telah dilaksanakan. Misal: 60% bagi pengusaha dan 40% bagi pemasok dana (penggalang dana)Pengembangan UsahaMembuat prediksi awal untuk pengembangan usaha lebih lanjut untuk masa selanjutnya setelah melihat perkembangan usaha yang dilakukan. Misal: dengan menambah jenis produk, memperluas jaringan pemasaran, melibatkan lebih banyak donatur,dsb.Anggaran BiayaMemperkirakan total jumlah anggaran biaya uang yang dibutuhkan dalam melaksanakan suatu kegiatan, hal ini diketahui setelah membuat anggaran biaya (dibuat oleh bendahara).PenutupDalam penutup ini biasanya berisi harapan-harapan dari panitia, kalimat penetralisir apabila ada sesuatu yang belum diatrur dalam proposal kegiatan. Juga ucapan terima kasih pada semua pihak yang berhubungan atau terkait.Setelah penutup, di bagian akhir dibuat tempat dan tanggal dibuatnya proposal dan ditandatangani oleh panitia pelaksana (biasanya ditandatangani oleh ketua dan sekretaris) dan diikuti tanda tangan pihak-pihak berwenang (diketahui oleh pihak berwenang sebagai keabsahan proposal).Pada bagian akhir proposal dibuat lampiran-lampiran yang diperlukan, seperti:Susulan kepanitiaan (penasehat, pembina, tim pengarah/SC, panitia pelaksanaan/OC)Anggaran biaya, ditandatangani oleh bendaharasusunan acaraJika acara belum dapat dipastikan, dibuat catatan bahwa sewaktu-waktu acara mengalami perubahan.Selain proposal yang perlu menjadi perhatian adalah pembuatan laporan setelah terlaksananya suatu kegiatan.
Laporan Kegiatan
Laporan ini dibuat bagian-bagiannya dengan berpedoman pada proposal kegiatan. Namun ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu;Tidak semua bagian yang ada dalam proposal dituliskan kembali, contoh: susunan panitia. Namun hal ini juga tergantung kebutuhannya.Menggambarkan kondisi objektif kegiatan yang didukung oleh lampiran. Kondisi objektif ini menceritakan jalannya kegiatan dari perencanaan sampai hari pelaksanaan. Contoh: respon peserta terhadap kegiatan, masalah pencarian dana dan dukungan masyarakat terhadap kegiatan.Evaluasi kegiatan, sehingga kekurangan/kendala dapat diantisipasi pada kegiatan serupa.Rekomendasi yaitu rekomendasi bagi pelaksana kegiatan selanjutnya.
Beberapa poin tambahan yang sebaiknya dicantumkan sebagai lampiran pada laporan kegiatan kegiatan, seperti :Daftar kehadiran (absensi) sebagai penunjuk jumlah peserta (anggota) yang hadir pada kegiatan tersbut.Rekapitulasi pengeluaran dan pemasukkan dan untuk kegiatan beserta tanda bukti transaksi yang dilakukan.Rekapitulasi surat menyurat, baik yang dikeluarkan oleh panitia maupun yang masuk ke panitia.Dokumentasi, dapat berupa foto-foto kegiatan.Jika ada pengurus yang mengikuti suatu kegiatan atas nama lembaga (dalam hal ini BEM-FE) baik itu kegiatan yang bersifat lokal maupun nasional maka kepada yang bersangkutan harus membuat laporan kegiatan/laporan perjalanan dengan format yang serupa.
PEKERJAAN KECIL YANG TERLUPA
Terkadang ada beberapa pekerjaan kecil yang luput dari amatan kesekretariatan. Namun sebenarnya hal-hal tersebut penting dalam menunjang profesionalitas organisasi. Beberapa hal tersebut adalah:
Amplop SuratDalam pengetikan amplop, nomor surat diketik di sudut kiri atas, sedangkan alamat tujuan surat pengetikannya dimulai dari tengah-tengah amplop.Contoh:
Amplop surat resmi dicetak berkop seperti halnya kertas surat. Untuk amplop surat yang dicetak berkop (kepala surat), penulisan nomor surat di bawah kop surat. Sedangkan untuk amplop surat tanpa kop diberi cap organisasi di sudut kiri atas.
Tanda BuktiTanda bukti diperlukan bila kita memasukkan suatu surat yang ditujukan kepada lembaga formal (khususnya ekstern). Blanko ini digunakan untuk bukti pengecekan ulang (konfirmasi)Contohnya:
Formulir PendaftaranFormulir atau biodata dibuat untuk dipergunakan sebagai alat menjaring data yang dibutuhkan dari calon anggota atau peserta. Bila biodata lebih dari satu lembar, sebaiknya diisi oleh yang bersangkutan di rumah, atau menyediakan waktu khusus yang cukup. Hal ini dimaksudkan agar data yang diperoleh akurat dan onyektif.
Lain-lain yang Cukup Mendukunga. Format Absensi RapatDalam format ini setidaknya dibuat nama rapat, waktu dan tempat, pemimpin rapat, nomor urut, nama, utusan, jabatan, tanda tangan.b. Format Hasil Rapat (Lembar Notulen)Dalam format ini dituliskan agenda rapat dan hasil atau kesimpulan yang diperoleh dari pertemuan/rapat pengurus organisasi atau panitia pelaksana kegiatan.c. Format Absensi Peserta (Anggota) KegiatanDalam format ini dicantumkan nama kegiatan, waktu pelaksanaan, tempat, nomor urut, nama, utusan, dan tanda tangan.d. Kartu (Name Tag) Peserta dan Panitia atau Kartu AnggotaKartu merupakan sarana identitas yang bersangkutan, untuk itu harus memuat data yang bersangkutan (minimal nama dan utusan).e. KwitansiSetiap pengeluaran yang dilakukan oleh organisasi (dalam hal ini wewenang Bendahara atas izin pimpinan/ketua) harus menggunakan tanda bukti pembayaran. Tanda bukti ini digunakan sebagai bukti pemasukan atau pengeluaran yang bersumber dari keuangan intern organisasi.f. Piagam PenghargaanPiagam yang akan diberikan kepada peserta dan panitia akan lebih baijk bila diberikan langsung setelah kegiatan selesai pada saat itu juga. Piagam memiliki nilai kredibilitas jika ditandatangani oleh yang berwenang, selain panitia/pengurus.g. Format Riwayat HidupJika organisasi menyelenggarakan suatu kegiatan berupa ceramah atau seminar dan sejenisnya, perlu disiapkan format baku Daftar Riwayat Hidup yang ditujukan kepada pembicara. Biasanya selain data pribadi yang bersangkutan, juga dibuat riwayat pendidikan formal atau non formal, pengalaman organisasi, dan pengalaman kerja. Daftar Riwayat Hidup ini pun dapat ditujukan bagi pengurus atau kepanitiaan.h. Lain-lain yang dianggap pelru, seperti: daftar petugas piket; daftar kegiatan harian yang dilakukan oleh organisasi; format rekapitulasi peserta rapat harian; dan lain-lain.

budirich.wordpress.com/2008/11/24/penomoran-dalam-surat/

2 komentar:

Virliana mengatakan...

Mau tanya nih,,
kalau untuk singkatan jenis surat pada penomeran apa aja seh singgkatan2nya ?

Misal : Surat Keputusan = SK
Surat Peringatan = SP

Nah...
Untuk yang lain bagaimana ??
Bisa dirincikan tidak ya ???

Trimss

riniirmayanti mengatakan...

kalau untuk penomoran surat dari kelurahan itu gmana ya contoh benarnya
terima kasih untuk bantuannya

TIME IS MONEY

ISLAMIC FINDER

Loading...
Loading...